如何做好会议管理

对于各类会议，可以从会前准备、会中控制、会后跟踪三个阶段规范会议运作。

会前准备阶段：

凡是会议，必有准备。会前，会务秘书要把审核通过的会议材料提前发给与会人，与会人员要提前阅读材料并做好思考。执行秘书负责会前准备度检查，没有准备好的会议或议题必须取消。

凡是会议，必有主题。会议必须有明确的会议目标，并在正式会议通知中事先告知与会人员。各议题在会议准备的PPT前3页，必须说明汇报主题和目的。

凡是会议，会前必有议程。会前必须输出明确的会议议程，包括会议主题、议题、时间、与会人等，每一个议题必须有时间控制。会务秘书要在会前将确认的议程通知与会人员，保证与会人有充分的时间做好与会准备。执行秘书应协助召集人做好议题规划。各议题提案人会前必须识别利益干系人及与会人，保证强相关人员与会，提高决策效率，其他人员无需与会。

会中控制阶段：

对于例行会议，应输出会议成员清单，明确角色职责。提案人同时要做好汇报材料的预审工作，材料精简，决策点清晰。

凡是开会，必须聚焦。会议要准时开始、准时结束。讨论要聚焦重点问题，不发散，会议主席有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言。各议题应遵从既定时间限制，会务秘书做好时间提醒。如无法得出结论，可暂放一下，避免影响其他议题，如果一个议题一定要有结论应事先通知与会人员，做好准备。

凡是会议，必有结论。会议要有准确完整的会议记录，并输出会议纪要或决议，并正式发布。会议的各跟踪事项一定要有责任人及完成期限，如需要多方资源配合完成，一定要在决议中明确说明，避免会后互相推诿，影响落地。

凡是会议，必有纪律。会议主席兼任纪律检查官，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。

会议结束，必有追踪。“散会不追踪，开会一场空”。要加强稽核检查：执行秘书定期跟踪会议指定责任人对决策亊项的落实情况。在决议执行过程中，如发现原决议有不符合实际情况之处，或决议执行环境己发生变化，按程序重新提交上会审议，确保各项会议决议都能完成。

会后跟踪阶段：

这里有3个简单而有用的公式：

① 开会+不落实=零

② 布置工作+不检查=零

③ 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

基于规范的会议管理，通常在年底对第二年的重大会议做统一安排，并在内网公开发布。这就是精确到下一年度每一天的高层日历。

各部门根据此高层日历，可以安排本部门的ST会议、AT会议以及其他重大会议，如年度述职会、战略规划会等。